Informace o zpracování osobních údajů

Řádné zpracování Vašich osobních údajů je pro naši společnost velmi důležité a jejich ochrana je pro nás naprostou samozřejmostí, proto bychom Vám rádi poskytli podrobné informace o způsobu a rozsahu zpracování Vašich osobních údajů, včetně rozsahu Vašich práv souvisejících se zpracování Vašich osobních údajů ve smyslu zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR”).

 

1. Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Rexonix security s.r.o., IČ: 098 28 052, se sídlem Pod višňovkou 1661/35, Krč, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 343107 (dále jen „společnost“).

Kontaktní údaje společnosti jsou:

• adresa: Pod višňovkou 1661/35, Krč, 140 00 Praha 4
• email: info@rexonix.cz
• web: rexonix-security.cz

Správce ustanovil Compliance manažera, který se zabývá ochranou osobních údajů a na nějž se můžete kdykoliv obrátit na emailové adrese compliance@rexonix.cz nebo korespondenčně na adrese sídla společnosti: Compliance, Rexonix security s.r.o., Pod višňovkou 1661/35, Krč, 140 00 Praha 4.

 

2. Jaké osobní údaje zpracováváme

Zpracováváme v nezbytném rozsahu osobní údaje svých zákazníků, dodavatelů a jejich zaměstnanců, abychom mohli poskytovat naše služby, jednotlivé produkty a zákaznickou podporu, dále abychom dodrželi naše zákonné povinnosti a také ochránili naše oprávněné zájmy.

Zpracováváme zejména tyto kategorie osobních údajů:

1. identifikační údaje (jméno a příjmení, pracovní pozice, statutární pozice, podpis, IČO, adresa sídla, číslo bankovního účtu),
2. kontaktní údaje (emailová adresa a telefon),
3. údaje z veřejně dostupných zdrojů (rejstříky, seznamy, evidence nebo webové stránky).

 

3. Jaký je právní základ a účel zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje společnost zpracovává pouze na základě konkrétního právního základu a pro stanovený účel, ukládá je ve formě umožňující jejich jednoznačnou identifikaci po nezbytnou dobu a chrání je pomocí vhodných technických a organizačních opatření.

Společnost neprovádí žádné automatizované rozhodování, včetně profilování.

Právními základy pro zpracování osobních údajů, s jim přináležejícími účely a dobou, po kterou budou osobní údaje uloženy, jsou:

1. Uzavírání a splnění smlouvy v souvislosti s poskytováním služeb společnosti (včetně fáze před uzavřením smlouvy) pro účely realizace podnikatelské činnosti společnosti, s dobou uložení osobních údajů po dobu přípravy a trvání smlouvy.
2. Oprávněné zájmy společnosti za účelem:
   • zasílání obchodních sdělení (informace a nabídky služeb) stávajícím zákazníkům, s dobou uložení osobních údajů v závislosti na aktuálnosti zájmu o poskytované služby nebo do doby vznesení námitky proti takovému zpracování;
   • zajištění bezpečnosti v prostorách společnosti prostřednictvím kamerového systému se záznamem, s dobou uložení 7 dní od pořízení záznamu, jako nezbytná doba k dokumentaci případného bezpečnostního incidentu;
   • identifikace a hodnocení možného rizika budoucí či probíhající spolupráce s dodavatelem, s dobou uložení 5 let od konce roku, ve kterém byla prověrka provedena;
   • zajištění řádné ochrany a účinného uplatňování práv a nároků společnosti, s dobou uložení osobních údajů v délce 10 let od skončení účinnosti smlouvy vycházející z promlčecí lhůty pro případné uplatnění majetkových práv, přičemž v případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme Vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení.
3. Plnění právních povinností, kterým společnost podléhá, zejména se jedná o účetní, daňové a archivační, s dobou uložení dle zákonných lhůt.
4. Souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely kontaktování potenciálních zákazníků, kteří požádali o kontaktování přes webové stránky společnosti. Doba uložení osobních údajů je stanovena v délce 2 let od udělení souhlasu nebo do odvolání uděleného souhlasu.

Při nakládání s osobními údaji aplikujeme princip minimalizace, tedy jakmile uplyne doba, po kterou jsme oprávněni či povinni uchovávat osobní údaje, Vaše osobní údaje budou vymazány z našich databází a informačních systémů.

 

4. Odkud osobní údaje získáváme

Osobní údaje získáváme:

1. přímo od Vás při uzavření a v průběhu plnění smlouvy,
2. přímo od Vás při vznesení požadavku, aby Vás někdo z naší společnosti kontaktoval,
3. z veřejně dostupných rejstříků, seznamů, evidencí nebo webových stránek (např. insolvenční rejstřík, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, rejstřík trestů právnických osob, přehled spolehlivých plátců DPH).

 

5. Kdo je příjemcem Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje předáváme pouze v nezbytném rozsahu též těmto kategoriím příjemců:

1. našim dodavatelům (zpracovatelům), v případě, že se vedle nás podílí na zpracování Vašich osobních údajů, a to osobám zajišťujícím účetní, daňové a poradenské služby;
2. našim zákazníkům v případech Vašeho zapojení do projektů realizovaných s těmito obchodními partnery, a to výhradně v rozsahu nezbytném pro realizaci daného projektu;
3. jiným subjektům v případech, kdy nám poskytnutí Vašich údajů ukládají právní předpisy (např. Policii ČR, jiným orgánům veřejné moci);
4. jiným subjektům, pokud je to nutné pro ochranu našich oprávněných zájmů (např. advokátům, exekutorům, soudům, úřadům).

Společnost nepředává Vaše osobní údaje žádným příjemcům do třetích zemí (zemí mimo EU) nebo do mezinárodních organizací.

 

6. Jaké je zabezpečení osobních údajů

Zavedli jsme obecně uznávané technologické a provozně-bezpečnostní standardy, abychom ochránili Vaše osobní údaje před ztrátou, zneužitím, neoprávněnými úpravami nebo zničením. Od všech zaměstnanců, představitelů společnosti i příjemců požadujeme, aby osobní údaje chránili. K osobním údajům mají přístup pouze vyškolení a autorizovaní pracovníci.

 

7. Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?

Máte právo požadovat:

1. přístup k Vašim osobním údajům, s možností získat potvrzení, zda a jaké Vaše osobní údaje jsou společností zpracovávány;
2. aktualizaci nebo opravu Vašich osobních údajů;
3. odstranění Vašich osobních údajů, pokud pominou účely, pro které byly shromážděny, resp. zpracovány, popřípadě byly zpracovány protiprávně, nebo byla z Vaší strany vznesena námitka vůči zpracování;
4. odhlásit odběr dalších informací a obchodních sdělení od naší společnosti;
5. omezení zpracování Vašich osobních údajů, pokud nesouhlasíte s přesností Vašich zpracovávaných osobních údajů, zpracování je podle Vás protiprávní, ale odmítáte výmaz, popřípadě pominuly účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků;
6. předání Vašich osobních údajů k jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu;
7. odvolat svůj udělený souhlas se zpracováním osobních údajů;
8. vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu společnosti.

 

8. Jak lze uplatnit svá práva

Máte-li dotazy, námitky nebo obavy týkající se způsobu, jakým byly Vaše osobní údaje použity, kontaktujte Compliance manažera společnosti na adrese compliance@rexonix.cz nebo korespondenčně na adrese sídla společnosti Compliance, Rexonix security, s.r.o., Pod višňovkou 1661/35, Krč, 140 00 Praha 4.

Všechny Vaše požadavky budeme řešit neprodleně v souladu s platnými právními předpisy a o provedených změnách, opravách nebo výmazech osobních údajů Vás budeme, včetně všech příjemců, neprodleně informovat, s výjimkou případů, kdy se to ukáže jako nemožné nebo vyžadující nepřiměřené úsilí.

Pokud se domníváte, že jsme Vám s Vaší stížností nebo obavami nebyli schopni pomoci či zpracováváme Vaše osobní údaje v rozporu s obecně závaznými právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, IČO: 708 37 627, se sídlem Pplk. Sochora 27, Praha 7, 170 00. Pro tyto účely můžete využít oficiální kontaktní e-mail posta@uoou.cz, tel. číslo: +420 234 665 111 či webové stránky na adrese www.uoou.cz.

 

9. Aktualizace této Informace o zpracování osobních údajů

Tato Informace o zpracování osobních údajů obchodních partnerů může být aktualizována. Změny a dodatky k této informaci jsou platné ode dne jejich zveřejnění.